Autoresponder nie musi służyć wyłącznie do informowania o urlopie. Automatyczna odpowiedź sprawdzi się również jako potwierdzenie otrzymania wiadomości, informacja o przewidywanym czasie odpowiedzi albo sposób na skierowanie pilnej sprawy do innej osoby podczas Twojej nieobecności.
Najważniejsze jest to, aby autoresponder faktycznie pomagał nadawcy. Powinien powiedzieć mu, co dzieje się z jego wiadomością, kiedy otrzyma odpowiedź i co ma zrobić, jeżeli nie może czekać. Nie potrzebuje natomiast informacji o tym, gdzie wyjechałeś, dlaczego masz wolne ani jak zamierzasz spędzić najbliższy tydzień.
W tym artykule przez autoresponder rozumiem automatyczną odpowiedź skonfigurowaną dla skrzynki e-mail. Potwierdzenia zamówień, płatności, rejestracji konta czy wysyłki przesyłki również są wiadomościami automatycznymi, ale należą przede wszystkim do kategorii wiadomości transakcyjnych. Szerzej wyjaśniam to w poradniku co to jest autoresponder e-mail i do czego służy.
- Kiedy warto używać autorespondera?
- Co napisać w automatycznej odpowiedzi e-mail?
- Przykłady automatycznych odpowiedzi
- O czym pamiętać przed włączeniem autorespondera?
Kiedy warto używać autorespondera?
Autoresponder kojarzy się przede wszystkim z komunikatem „jestem na urlopie”, ale to tylko jedno z jego zastosowań. Sam korzystam z automatycznej odpowiedzi również wtedy, gdy wiem, że z powodu charakteru pracy nie będę w stanie odpowiadać na wiadomości na bieżąco.
| Sytuacja | Co powinien dostać nadawca? |
|---|---|
| Duża liczba wiadomości lub praca poza biurem | Potwierdzenie otrzymania wiadomości i orientacyjny czas odpowiedzi. |
| Urlop, szkolenie, choroba lub inna nieobecność | Informację, do kiedy jesteś niedostępny i gdzie skierować pilną sprawę. |
| Przekazanie obowiązków innej osobie | Dane osoby zastępującej oraz jasną informację, czy wiadomość została jej przekazana. |
W pierwszym przypadku autoresponder działa trochę jak potwierdzenie przyjęcia korespondencji. Nadawca nie musi zastanawiać się, czy wiadomość trafiła do właściwej skrzynki i kiedy powinien spodziewać się reakcji.
Nie pisz jednak: „odczytałem Twoją wiadomość”, jeśli odpowiedź wysłał automat. Autoresponder potwierdza, że wiadomość dotarła do systemu pocztowego na tyle, aby uruchomić automatyczną odpowiedź. Nie oznacza to, że człowiek ją przeczytał.
Co napisać w automatycznej odpowiedzi e-mail?
Dobra automatyczna odpowiedź jest przede wszystkim użyteczna. Nadawca po jej przeczytaniu powinien wiedzieć, czy ma czekać, kiedy spodziewać się odpowiedzi oraz do kogo zwrócić się w pilnej sprawie.
- Powód automatycznej odpowiedzi: wystarczy „jestem nieobecny”, „mam ograniczony dostęp do poczty” albo „odpowiadam obecnie z opóźnieniem”. Nie musisz podawać prywatnych szczegółów,
- Konkretny termin: napisz, kiedy wracasz albo w jakim czasie odpowiadasz, np. „odpowiadam w ciągu 48 godzin” lub „wracam 29 września”.
- Kontakt w pilnej sprawie: wskaż osobę zastępującą, adres działu, numer telefonu albo inną właściwą drogę kontaktu.
- Informacja o przekazaniu wiadomości: pisz, że wiadomość została przekazana współpracownikowi wyłącznie wtedy, gdy rzeczywiście masz ustawione przekierowanie albo ktoś otrzymuje jej kopię.
- Krótka forma: nadawca potrzebuje odpowiedzi operacyjnej, a nie opisu Twojej sytuacji.
To ostatnie jest szczególnie istotne. Jeśli wiadomości nie są automatycznie przekazywane do osoby zastępującej, nie pisz „Twoja wiadomość została przekazana do pana Andrzeja”. Napisz po prostu: „W sprawach pilnych proszę o kontakt z Andrzejem Kowalskim pod adresem…”. Nadawca sam zdecyduje, czy jego sprawa wymaga ponownego kontaktu.
Jeżeli natomiast faktycznie ustawiłeś przekierowanie lub inna osoba otrzymuje kopię korespondencji, możesz to jasno zaznaczyć. To znacznie lepsze niż pozostawienie kontrahenta z komunikatem „odpowiem po urlopie” bez żadnej informacji, kiedy ten urlop się kończy i co zrobić z pilną sprawą.
Przykłady automatycznych odpowiedzi
Treść autorespondera powinna odpowiadać konkretnej sytuacji. Nie potrzebujesz jednego uniwersalnego tekstu na cały rok.
1. Potwierdzenie otrzymania wiadomości i informacja o czasie odpowiedzi
Dziękuję za wiadomość. Korespondencja została odebrana. Ze względu na charakter mojej pracy nie zawsze mam możliwość odpowiadania na wiadomości na bieżąco. Odpowiadam zwykle w ciągu 48 godzin.
Jeżeli sprawa wymaga pilnego kontaktu, proszę o telefon pod numerem 000 000 000.
Taki autoresponder możesz stosować stale, jeśli pracujesz w terenie, obsługujesz dużą liczbę wiadomości albo po prostu chcesz jasno określić oczekiwany czas reakcji. E-mail nie jest komunikatorem internetowym i nie wymaga natychmiastowej odpowiedzi, ale dobrze poinformować nadawcę, kiedy mniej więcej jej udzielisz.
2. Automatyczna odpowiedź podczas urlopu lub nieobecności
Dziękuję za wiadomość. Do 28 września nie mam bieżącego dostępu do poczty e-mail. Na otrzymaną korespondencję odpowiem po powrocie.
W sprawach wymagających wcześniejszej reakcji proszę o kontakt z Anną Kowalską: anna@example.pl, tel. 000 000 000.
Nie musisz pisać, że jesteś na Teneryfie, jedziesz w góry albo bierzesz udział w prywatnym wydarzeniu. Informacja o braku dostępności i konkretna data powrotu w zupełności wystarczą. Czeskie poradniki dotyczące wiadomości „out of office” również zalecają krótkie wyjaśnienie, dokładny termin i kontakt zastępczy zamiast szczegółów dotyczących nieobecności.
3. Przekazanie obowiązków innej osobie
Dziękuję za przesłaną wiadomość. Do 4 października moje obowiązki związane z obsługą klientów przejmuje Andrzej Nowak.
Twoja wiadomość została automatycznie przekazana do Andrzeja. W razie potrzeby możesz skontaktować się z nim bezpośrednio: andrzej@example.pl, tel. 000 000 000.
Taką wersję stosuj tylko wtedy, gdy przekierowanie wiadomości rzeczywiście działa. Jeżeli Andrzej nie otrzymuje automatycznie korespondencji, usuń zdanie o przekazaniu wiadomości i pozostaw wyłącznie jego dane kontaktowe.
O czym pamiętać przed włączeniem autorespondera?
Sprawdź datę rozpoczęcia i zakończenia działania automatycznej odpowiedzi. Jeśli nie ustawisz daty końcowej, autoresponder będzie działał do ręcznego wyłączenia w usługach, które nie wyłączają go automatycznie. Ustaw sobie wtedy przypomnienie na dzień powrotu. Nie ma nic bardziej dezorientującego niż wiadomość o urlopie wysyłana klientowi tydzień po Twoim powrocie.
Sprawdź również adresy e-mail i numery telefonów podane w treści. Jeśli wskazujesz osobę zastępującą, uzgodnij wcześniej, że rzeczywiście przejmuje dane sprawy. W firmie dobrze przygotowany autoresponder powinien być elementem przekazania obowiązków, a nie tylko informacją, że Ciebie nie ma.
Na końcu wyślij wiadomość testową z innej skrzynki. Sprawdzisz w ten sposób treść, daty i samo działanie automatycznej odpowiedzi.
Jeżeli nie wiesz, gdzie technicznie uruchomić automatyczną odpowiedź, mam osobne instrukcje: autoresponder w Poczcie Onet, automatyczna odpowiedź w poczcie SEOHOST oraz autoresponder w Thunderbirdzie. Warto również przeczytać, dlaczego autoresponder skonfigurowany w programie pocztowym może przestać działać po wyłączeniu komputera.