Automatyczna odpowiedź, autoresponder i asystent nieobecności to w praktyce różne określenia tego samego mechanizmu – automatycznej odpowiedzi wysyłanej po otrzymaniu wiadomości e-mail. W poczcie SEOHOST skonfigurujesz ją bezpośrednio w Webmailu, w sekcji Ustawienia → Nieobecność.
W tym poradniku pokażę Ci, jak włączyć autoresponder, ustawić czas jego działania, przygotować treść odpowiedzi oraz zdecydować, jak często ta sama osoba ma otrzymywać wiadomość automatyczną.
Jak ustawić automatyczną odpowiedź w poczcie SEOHOST?
Najpierw zaloguj się do swojej skrzynki przez Webmail SEOHOST. Jeśli potrzebujesz dokładnej instrukcji, zobacz jak zalogować się do poczty SEOHOST.
Po zalogowaniu wybierz po lewej stronie Ustawienia, a następnie przejdź do sekcji Nieobecność.
Otworzy się formularz konfiguracji automatycznej odpowiedzi. To tutaj określasz, jaka wiadomość ma zostać wysłana, od kiedy autoresponder ma działać oraz kiedy ma się wyłączyć.
Jak skonfigurować pola autorespondera?
Uzupełnij najważniejsze pola formularza:
- Temat: wpisz temat automatycznej odpowiedzi, np. „Nieobecność” albo „Dziękuję za wiadomość”.
- Treść: wpisz wiadomość, którą otrzyma osoba wysyłająca do Ciebie e-mail.
- Początek nieobecności: ustaw datę i godzinę rozpoczęcia działania autorespondera.
- Koniec nieobecności: ustaw datę i godzinę zakończenia automatycznych odpowiedzi.
- Status: wybierz włączone, aby autoresponder zaczął działać.
W sekcji Ustawienia zaawansowane znajdziesz dodatkowe opcje. Adres nadawcy odpowiedzi pozwala określić adres widoczny jako nadawca wiadomości automatycznej, a Moje adresy e-mail wskazuje adresy, dla których ma działać asystent nieobecności.
Szczególnie przydatna jest opcja Częstotliwość odpowiedzi. Określa ona, po ilu dniach ta sama osoba może ponownie otrzymać automatyczną odpowiedź. Jeśli ustawisz wartość 1, nadawca wysyłający kilka wiadomości tego samego dnia otrzyma autoresponder tylko raz. Dopiero po upływie ustawionego okresu może dostać kolejną automatyczną odpowiedź.
W polu Akcje wiadomości przychodzących możesz zdecydować, co ma stać się z otrzymaną wiadomością. W typowej konfiguracji pozostaw opcję Zachowaj – wiadomość trafi normalnie do Twojej skrzynki, a nadawca otrzyma przygotowaną odpowiedź.
Po uzupełnieniu ustawień kliknij Zapisz. Na koniec wyślij wiadomość testową z innego adresu e-mail i sprawdź, czy autoresponder działa zgodnie z oczekiwaniami.
Autoresponder skonfigurowany w Webmailu działa po stronie serwera, dlatego nie wymaga pozostawienia włączonego komputera ani programu pocztowego. Jeśli chcesz dokładniej zrozumieć tę różnicę, przeczytaj dlaczego autoresponder w programie pocztowym nie działa po wyłączeniu komputera.
Korzystasz również z darmowej skrzynki Onet? Zobacz jak ustawić autoresponder w Poczcie Onet.