Zgoda na e-mail marketing – kiedy jest potrzebna i jak ją uzyskać?

Na pewno nieraz zdarzyło Ci się otrzymać wiadomość reklamową od firmy, której nawet nie kojarzysz. Skąd ma Twój adres e-mail i dlaczego wysyła Ci reklamy, skoro nigdy nie wyrażałeś na to zgody? A jeśli prowadzisz firmę, problem wygląda trochę inaczej. Masz bazę klientów, chcesz poinformować ich o nowej ofercie, ale czy w ogóle wolno Ci do nich napisać?

Zgoda na e-mail marketing jest co do zasady wymagana przed wysłaniem wiadomości reklamowych i innych informacji handlowych. Samo posiadanie adresu e-mail nie daje prawa do wykorzystywania go w kampaniach marketingowych (nawet jeśli należy do Twojego klienta). Nie każda wiadomość firmowa jest jednak reklamą. Sprawdźmy więc, kiedy zgoda jest potrzebna, jak ją prawidłowo uzyskać i co zrobić z bazą kontaktów, od których nigdy jej nie otrzymałeś.

Kiedy potrzebna jest zgoda na e-mail marketing?

Jeżeli zamierzasz wysyłać newsletter reklamowy, informacje o promocjach, oferty handlowe lub inne wiadomości służące marketingowi bezpośredniemu, powinieneś wcześniej uzyskać odpowiednią zgodę odbiorcy.

Nie ma przy tym znaczenia, czy wysyłasz wiadomość do jednej osoby, czy do 20 000 klientów. O tym, czy potrzebujesz zgody, decyduje przede wszystkim cel komunikacji, a nie liczba adresatów.

Zgoda jest co do zasady potrzebna, gdy chcesz:

  • przesyłać newsletter z ofertami i promocjami,
  • informować klientów o wyprzedażach i nowych produktach,
  • zachęcać do zakupu dodatkowych usług lub rozszerzenia pakietu,
  • wysyłać niezamówione oferty współpracy o charakterze handlowym,
  • prowadzić automatyczne kampanie sprzedażowe i reaktywacyjne.

Wiadomość nie musi zawierać ceny ani przycisku „KUP TERAZ”, żeby była reklamą. Liczy się jej rzeczywisty charakter, a nie nazwa, którą nadał jej nadawca.

Kiedy zgoda marketingowa nie jest potrzebna?

Nie każda wiadomość wysyłana przez firmę jest e-mail marketingiem. Jeśli klient kupił produkt, trzeba przecież poinformować go o przyjęciu zamówienia, płatności czy dostawie. Podobnie wygląda sytuacja, gdy ktoś sam poprosił o przesłanie konkretnej oferty.

Rodzaj wiadomościCzy wymaga zgody marketingowej?
Potwierdzenie zamówieniaNie, jeśli dotyczy realizacji zamówienia.
Faktura lub potwierdzenie płatnościNie, jeśli służy rozliczeniu.
Informacja o dostawieNie, jeśli dotyczy przesyłki.
Odpowiedź na prośbę o ofertęNie, w zakresie zamówionej odpowiedzi.
Newsletter z promocjamiTak, wymagana jest odpowiednia zgoda.
Oferta dodatkowego produktu po zakupieCo do zasady tak.
Informacja o bezpieczeństwie konta lub zmianie warunków usługiNie, jeśli jest rzeczywiście komunikatem dotyczącym usługi.

Nie potrzebujesz więc zgody marketingowej na wysłanie faktury. Nie powinieneś jednak wykorzystywać takiego e-maila jako pretekstu do reklamowania innych produktów (nawet jeśli faktura rzeczywiście znajduje się w załączniku).

RODO a Prawo komunikacji elektronicznej – co regulują te przepisy?

Przy zgodach marketingowych zwykle od razu pojawia się RODO. Tymczasem nie jest to jedyny akt prawny, który powinien interesować przedsiębiorcę.

RODO reguluje przetwarzanie danych osobowych, a więc m.in. ich zbieranie, przechowywanie i wykorzystywanie. Prawo komunikacji elektronicznej (PKE) określa natomiast m.in. zasady korzystania z poczty elektronicznej i innych środków komunikacji w celach marketingowych.

Od 10 listopada 2024 r. kluczowe znaczenie w Polsce ma art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej. Przepis wymaga uprzedniej zgody abonenta lub użytkownika końcowego na objęte nim przesyłanie informacji handlowych, w tym marketing bezpośredni.

Dlaczego to ważne? Ponieważ RODO w określonych sytuacjach dopuszcza przetwarzanie danych na potrzeby marketingu bezpośredniego na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora. Nie oznacza to jednak, że taka podstawa automatycznie pozwala wysyłać reklamy e-mailem bez zgody wymaganej przez PKE.

Treść przepisów znajdziesz w ustawie Prawo komunikacji elektronicznej oraz w rozporządzeniu RODO.

Czy mogę wysłać reklamy do własnych klientów bez zgody?

Załóżmy, że prowadzisz sklep internetowy od kilku lat. Masz bazę 18 000 klientów, którzy robili u Ciebie zakupy, podawali adresy e-mail i otrzymywali faktury czy informacje o zamówieniach.

Pojawia się nowa kolekcja produktów, więc postanawiasz wysłać wszystkim informację o premierze. W końcu to Twoi klienci, prawda?

Samo posiadanie bazy klientów nie oznacza, że masz prawo wykorzystywać ją do kampanii reklamowych. Adresy zebrane podczas realizacji zamówień nie stają się automatycznie adresami subskrybentów newslettera.

Dlatego przed wysłaniem kampanii sprawdź, kiedy, w jaki sposób i na jaki zakres komunikacji uzyskano zgodę. Jeśli nie masz takiej dokumentacji, nie zakładaj, że wszyscy klienci zgodzili się na marketing.

Czy mogę wysłać 18 000 klientów e-mail z prośbą o zgodę?

To dość logiczny pomysł. Skoro masz klientów, ale nie masz ich zgód marketingowych, dlaczego nie wysłać jednej wiadomości z prośbą o zapisanie się do newslettera? Można nawet zaoferować 10% rabatu na kolejne zamówienie.

Problem polega na tym, że taka wiadomość sama może zostać uznana za marketing bezpośredni. Jeżeli jej celem jest pozyskanie odbiorców przyszłych reklam, zmiana tematu na „Aktualizacja ustawień konta” albo „Prośba o potwierdzenie zgody” nie rozwiązuje problemu.

Podobną sytuacją zajmował się Sąd Apelacyjny w Warszawie. W wyroku z 12 grudnia 2019 r. (VII AGa 1567/18) uznał wiadomości SMS proszące odbiorców o zgodę na kontakt w celu przedstawienia oferty za marketing bezpośredni. Sąd wskazał również, że wstępna prośba o zgodę na przesyłanie informacji handlowych może sama stanowić informację handlową.

Wyrok zapadł na gruncie wcześniejszych przepisów i dotyczył SMS-ów, ale dobrze pokazuje ryzyko związane z podobną praktyką. Dlatego nie traktowałbym masowego mailingu z prośbą o zgodę jako bezpiecznego sposobu na pozyskanie subskrybentów. Szczegóły sprawy znajdziesz w uzasadnieniu wyroku Sądu Apelacyjnego.

Co innego rzeczywista wiadomość techniczna, np. dotycząca bezpieczeństwa konta albo zmiany zasad korzystania z usługi. Taka korespondencja może być potrzebna do obsługi klienta. Nie powinno się jednak dodawać do niej promocji i zachęt do wyrażenia zgody marketingowej tylko po to, by ominąć wymagania PKE.

A co z adresami firmowymi i mailingiem B2B?

W internecie można natknąć się na opinię, że na adresy firmowe wolno wysyłać reklamy bez zgody. To zbyt duże uproszczenie.

RODO chroni dane osobowe osób fizycznych, dlatego adres imie.nazwisko@firma.pl może być oceniany inaczej niż ogólny adres biuro@firma.pl. Nie oznacza to jednak, że adres ogólny jest automatycznie wolny od ograniczeń dotyczących komunikacji marketingowej.

Art. 398 PKE odnosi się do abonenta lub użytkownika końcowego, a nie wyłącznie do konsumenta. Nie należy więc zakładać, że status przedsiębiorcy albo opublikowanie adresu na firmowej stronie wystarcza do wysłania niezamówionej oferty.

Podobne pytania pojawiają się przy cold mailingu, czyli nawiązywaniu pierwszego kontaktu handlowego z potencjalnym klientem. Szerzej wyjaśniam to w osobnym artykule „Cold mailing – co to jest i czy jest legalny w Polsce?”.

Jak uzyskać zgodę na e-mail marketing i newsletter?

Najprościej umożliwić odbiorcy samodzielne zapisanie się do newslettera albo świadome zaznaczenie zgody marketingowej w formularzu. Zgoda powinna być dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna. Użytkownik musi wiedzieć, kto będzie do niego pisał oraz czego dotyczy komunikacja.

Nie wystarczy schować ogólnego zapisu o marketingu w regulaminie i założyć, że użytkownik wszystko przeczytał (zwłaszcza jeśli jednocześnie zaznaczysz zgodę za niego).

Przykładowa zgoda może brzmieć:

Chcę otrzymywać od [nazwa firmy] na podany adres e-mail informacje handlowe, w tym wiadomości o produktach, usługach i promocjach. Wiem, że mogę w dowolnym momencie wycofać zgodę.

Treść trzeba oczywiście dopasować do firmy i rzeczywistego zakresu komunikacji. Nie ma sensu prosić o zgodę na SMS-y, jeśli zamierzasz wysyłać wyłącznie newsletter e-mailowy.

Jeśli ktoś sam podaje adres w formularzu jednoznacznie opisanym jako zapis do newslettera marketingowego, takie działanie również może stanowić wyrażenie zgody. Przewiduje to art. 398 ust. 2 PKE. Nie zawsze więc potrzebujesz osobnego checkboxa, ale musisz zadbać o prawidłową informację i możliwość udokumentowania zapisu.

Mam bazę klientów, ale nigdy nie zbierałem zgód. Co teraz?

Przede wszystkim nie musisz usuwać całej bazy klientów. Nadal możesz wykorzystywać ich dane w celach, dla których zostały zgodnie z prawem pozyskane, np. do realizacji zamówień, obsługi umów czy rozliczeń.

Nie oznacza to jednak, że możesz potraktować taką bazę jako listę subskrybentów. Najpierw sprawdź, czy część klientów nie udzieliła już odpowiednich zgód i czy masz na to dowody. Nie każda starsza zgoda jest automatycznie nieważna tylko dlatego, że zmieniły się przepisy.

A jeśli zgód rzeczywiście nie masz? Wykorzystaj legalne punkty kontaktu z klientem, zamiast rozsyłać do całej bazy e-mail z prośbą o zgodę.

  • Panel klienta – dodaj sekcję „Zgody marketingowe” lub „Preferencje komunikacji”, w której klient samodzielnie zdecyduje o zapisie.
  • Strona internetowa – przygotuj formularz newslettera i wyjaśnij, co otrzyma subskrybent.
  • Proces zakupowy – umożliwiaj dobrowolny zapis podczas składania kolejnych zamówień.
  • Kampania reklamowa na stronie lub w innych właściwych kanałach – zachęcaj do odwiedzenia formularza zapisu, z uwzględnieniem zasad obowiązujących w danym kanale.

Możesz więc zaprojektować rozwiązanie, w którym klient po zalogowaniu widzi propozycję zapisania się do newslettera. Jeżeli wyrazi zgodę i potwierdzi zapis, system nadaje mu odpowiedni status i ewentualnie przyznaje rabat.

To znacznie lepszy kierunek niż próba zdobycia zgód przez jednorazowy mailing do wszystkich klientów. Pamiętaj tylko, że nowa zgoda uprawnia do przyszłej komunikacji w określonym zakresie. Nie sprawia, że wcześniejsza bezprawna wysyłka staje się legalna.

Czym jest double opt-in i czy trzeba go stosować?

Double opt-in to sposób potwierdzania zapisu do newslettera. Użytkownik podaje adres e-mail, a następnie otrzymuje wiadomość z linkiem aktywacyjnym. Dopiero jego kliknięcie kończy proces zapisu.

Nie jest to ogólny ustawowy obowiązek stosowany do każdego newslettera, ale pomaga potwierdzić, że osoba zapisująca się ma dostęp do podanego adresu. Ułatwia również dokumentowanie procesu subskrypcji.

System powinien zapisywać m.in. datę i źródło zapisu, treść zgody oraz informację o jej ewentualnym potwierdzeniu. Warto też przechowywać wersję formularza, ponieważ jego treść może się z czasem zmienić.

Rabat za zapis do newslettera – czy to legalne?

Na pewno widziałeś komunikaty w rodzaju „Zapisz się do newslettera i odbierz 10% rabatu na pierwsze zakupy”. To popularny sposób pozyskiwania subskrybentów.

Sam rabat za dobrowolny zapis nie jest automatycznie zakazany. Trzeba jednak jasno określić warunki promocji i zadbać o prawidłowe uzyskanie zgody. Klient powinien wiedzieć, na co się zapisuje, i mieć możliwość dokonania zakupów bez zgody na marketing.

Jak automatycznie przyznać rabat po zapisaniu się do newslettera?

Możesz połączyć formularz zapisu z systemem mailingowym i sklepem internetowym. Przykładowy proces wygląda następująco:

  1. Klient loguje się do panelu albo otwiera formularz newslettera.
  2. Dobrowolnie wyraża zgodę na komunikację marketingową.
  3. Otrzymuje wiadomość potwierdzającą zapis, jeśli stosujesz double opt-in.
  4. System zapisuje zgodę, jej zakres i datę potwierdzenia.
  5. Automatyzacja generuje lub przydziela kod rabatowy i wysyła go nowemu subskrybentowi.

Taki mechanizm można przygotować za pomocą platformy mailingowej, systemu CRM lub integracji ze sklepem. Nie trzeba ręcznie sprawdzać każdego zapisu. Należy natomiast zabezpieczyć proces przed wielokrotnym odbieraniem tego samego rabatu i prawidłowo obsługiwać wycofanie zgody.

Rabat nie daje też przedsiębiorcy prawa do wysyłania wiadomości bez końca. Subskrybent może później wycofać zgodę (nawet jeśli zdążył już wykorzystać otrzymany kod).

Czy sklep może przekazać mój adres agencji marketingowej lub innej firmie?

Załóżmy, że zapisujesz się do newslettera sklepu internetowego. Sklep zatrudnia jednak agencję, która przygotowuje wiadomości, zarządza bazą i uruchamia kampanie.

Czy agencja również potrzebuje Twojej zgody na marketing? Nie zawsze. Zależy to od tego, w jakim charakterze korzysta z danych.

Agencja wysyłająca newsletter w imieniu sklepu

Jeśli sklep decyduje, do kogo i po co wysyła wiadomości, a agencja realizuje jego polecenia, może działać jako podmiot przetwarzający dane w imieniu administratora.

W takim przypadku agencja nie potrzebuje osobnej zgody na reklamowanie własnych usług, ponieważ nie powinna wykorzystywać bazy do swoich celów. Konieczne jest natomiast prawidłowe uregulowanie współpracy, w tym zawarcie odpowiedniej umowy powierzenia przetwarzania danych.

A jeśli reklamy chce wysyłać inna firma?

To już zupełnie inna sytuacja. Zapisujesz się na newsletter sklepu A, a po pewnym czasie otrzymujesz reklamę firmy B. Sam fakt współpracy tych podmiotów nie oznacza, że firma B automatycznie otrzymała prawo do prowadzenia własnego marketingu.

Trzeba odróżnić reklamowanie produktów partnera w newsletterze sklepu od udostępnienia partnerowi bazy kontaktów, aby samodzielnie wysyłał wiadomości. W drugim przypadku dochodzi do odrębnego wykorzystania danych, które wymaga odpowiednich podstaw prawnych i uprawnień do kontaktu marketingowego.

Nie wystarczy więc ogólna informacja w regulaminie o przekazywaniu danych „zaufanym partnerom”. Odbiorca powinien wiedzieć, czego dotyczy zgoda i kto będzie wykorzystywać jego dane (a nie domyślać się tego po otrzymaniu pierwszej reklamy).

SytuacjaCo oznacza?
Agencja obsługuje newsletter sklepuMoże działać jako podmiot przetwarzający na zlecenie sklepu.
Sklep promuje ofertę partnera we własnym newsletterzeTrzeba sprawdzić zakres zgody i charakter komunikacji.
Partner otrzymuje bazę i prowadzi własne kampanieWymaga odrębnej oceny podstaw przetwarzania danych i uprawnienia do wysyłania reklam.

Kupowanie gotowych baz mailingowych – czy można z nich legalnie korzystać?

W internecie bez problemu znajdziesz firmy sprzedające bazy adresów e-mail. Oferują tysiące kontaktów, podział według branż i lokalizacji, a niekiedy również zapewniają, że wszystko jest „zgodne z RODO”.

Nie traktuj takiego zapewnienia jako dowodu, że możesz legalnie wysłać kampanię. Zakup bazy nie oznacza automatycznego uzyskania zgód jej odbiorców na reklamy Twojej firmy.

Przed wykorzystaniem kontaktów trzeba ustalić ich pochodzenie, podstawę udostępnienia, zakres ewentualnych zgód i obowiązki informacyjne. Dotyczy to również wynajmowania baz albo zlecania wysyłki firmie, która twierdzi, że posiada własną listę uprawnionych odbiorców.

Czy mogę wysłać wiadomość z prośbą o zgodę do kupionej bazy?

Załóżmy, że kupujesz 18 000 adresów e-mail. Wysyłasz do nich wiadomość z propozycją zapisania się na newsletter. Nie przedstawiasz jeszcze konkretnej oferty – jedynie pytasz o zgodę na jej przesłanie.

Po kilku dniach 6000 osób potwierdza zainteresowanie. Czy to oznacza, że udało Ci się legalnie zbudować bazę 6000 subskrybentów?

Nie tak szybko. Najpierw trzeba ocenić legalność samego pozyskania i wykorzystania danych oraz pierwszego kontaktu. Jeśli początkowa wiadomość naruszała przepisy, późniejsza zgoda nie zalegalizuje jej wstecznie. Nie można więc traktować takiej kampanii jako sposobu na „oczyszczenie” nieuprawnionej bazy.

Osobno należy ocenić, czy późniejsze zgody zostały rzeczywiście udzielone dobrowolnie, świadomie i w prawidłowym procesie. Nie zakładaj, że sześć tysięcy odpowiedzi automatycznie naprawia wcześniejsze naruszenia.

Wróć również do sekcji czy można wysłać e-mail z prośbą o zgodę. Problem jest podobny, niezależnie od tego, czy adresy pochodzą z zakupionej listy, czy z własnej bazy klientów.

Znacznie bezpieczniej pozyskiwać zainteresowanych przez własną stronę, formularze zapisów i inne zgodne z prawem kanały, w których odbiorca sam podejmuje decyzję o dołączeniu do newslettera.

Dlaczego dostaję reklamy od firm, których nie znam?

Wracamy do sytuacji z początku artykułu. Otwierasz skrzynkę pocztową i widzisz ofertę firmy, której nazwa kompletnie nic Ci nie mówi. Skąd ma Twój adres?

Powodów jest kilka. Być może kiedyś zapisałeś się do newslettera, wziąłeś udział w konkursie albo wyraziłeś zgodę na marketing partnera handlowego. Możliwe też, że firma pozyskała adres z kupionej bazy albo prowadzi mailing bez wymaganej zgody.

Jest jeszcze jedna możliwość: wiadomość wcale nie pochodzi od firmy, której nazwę widzisz w polu nadawcy. Oszuści potrafią podszywać się pod znane marki, wykorzystując ich logotypy, nazwy i podobnie wyglądające adresy e-mail.

Dlatego zanim uznasz, że konkretna firma nielegalnie wykorzystuje Twoje dane, sprawdź rzeczywistego nadawcę i wiarygodność wiadomości. Więcej na ten temat przeczytasz w artykule spam – co to jest i czym różni się od newslettera?.

Czy mogę zapytać firmę, skąd ma mój adres e-mail?

Tak. Jeśli chodzi o Twoje dane osobowe, masz prawo uzyskać informacje o ich przetwarzaniu, w tym o ich źródle, jeżeli administrator nie otrzymał ich bezpośrednio od Ciebie.

Możesz poprosić o wskazanie administratora danych, celu i podstawy przetwarzania oraz wyjaśnienie, skąd pochodzi adres. Jeśli nadawca powołuje się na zgodę marketingową, zapytaj również, kiedy i w jaki sposób ją uzyskał.

Prawo dostępu do danych wynika z art. 15 RODO. Administrator powinien co do zasady odpowiedzieć na takie żądanie w ciągu miesiąca, z uwzględnieniem wyjątków przewidzianych w przepisach.

Jak wycofać zgodę na e-mail marketing i przestać otrzymywać reklamy?

Jeśli wiadomość pochodzi z newslettera, na który sam się zapisałeś, najprostszym sposobem rezygnacji jest kliknięcie odnośnika „Wypisz się”, „Unsubscribe” albo „Zrezygnuj z subskrypcji”. Najczęściej znajduje się na końcu wiadomości.

Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie, a zgodnie z art. 7 ust. 3 RODO powinno to być równie łatwe jak jej wyrażenie. Masz też prawo wnieść sprzeciw wobec wykorzystywania swoich danych osobowych do marketingu bezpośredniego.

Nie oznacza to, że firma musi natychmiast usunąć wszystkie informacje o Tobie. Część danych może być nadal potrzebna do rozliczeń, obowiązków prawnych lub udokumentowania sprzeciwu, żeby przypadkowo nie dopisać Cię ponownie do listy reklamowej.

Uwaga: jeśli wiadomość wygląda podejrzanie, nie klikaj automatycznie linku „Unsubscribe”. W spamie i phishingu taki odnośnik może prowadzić do fałszywej strony albo potwierdzać aktywność adresu. Bezpieczniej oznaczyć wiadomość jako spam, zablokować nadawcę lub skontaktować się z firmą przez jej oficjalną stronę.

Jeśli administrator nie reaguje na żądania związane z ochroną danych osobowych, możesz złożyć skargę do Prezesa UODO. Szczegółowe informacje znajdziesz na stronie Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Co sprawdzić przed wysłaniem kampanii e-mail marketingowej?

Jeżeli prowadzisz firmę i masz już bazę klientów, nie zaczynaj od importowania całego Excela do GetResponse, MailerLite czy innego systemu. Najpierw sprawdź, czy rzeczywiście wolno Ci wykorzystać zgromadzone adresy do planowanej kampanii.

  1. Skąd pochodzi baza? Czy kontakty zebrałeś samodzielnie, otrzymałeś od partnera, czy kupiłeś od innej firmy?
  2. Czy masz odpowiednie zgody? Czy obejmują marketing Twojej firmy, planowany kanał i rodzaj komunikacji?
  3. Czy potrafisz je udokumentować? Czy znasz datę zapisu, treść zgody oraz sposób jej uzyskania?
  4. Czy baza jest aktualna? Czy usunąłeś z listy wysyłkowej kontakty osób, które wycofały zgodę lub wniosły sprzeciw?
  5. Czy odbiorca może łatwo zrezygnować? Czy zapewniasz działający mechanizm wypisu i prawidłowo obsługujesz żądania odbiorców?

Jeżeli na któreś z tych pytań nie potrafisz odpowiedzieć, wstrzymaj wysyłkę do czasu wyjaśnienia sytuacji. Szczególnej ostrożności wymagają stare bazy, kontakty importowane z różnych systemów i listy kupione od zewnętrznych dostawców.

Nieznajomość przepisów nie zwalnia z odpowiedzialności. A ryzyko nie kończy się na konsekwencjach prawnych. Niechciane wiadomości zwiększają liczbę zgłoszeń spamu, pogarszają reputację nadawcy i utrudniają dostarczanie kolejnych kampanii.

Jeśli dopiero zaczynasz, przeczytaj również czym jest e-mail marketing i jak działa. Z kolei w poradniku co wysyłać do bazy klientów znajdziesz przykłady newsletterów, mailingów i automatycznych wiadomości.

I jeszcze jedno: dobra baza mailingowa to nie ta, która zawiera najwięcej adresów, ale ta, do której masz prawo pisać i której odbiorcy rzeczywiście chcą otrzymywać Twoje wiadomości. Warto o tym pamiętać, zanim uruchomisz pierwszą kampanię.