Autoresponder to mechanizm automatycznego wysyłania wiadomości e-mail po wystąpieniu określonego zdarzenia. W zwykłej skrzynce pocztowej najczęściej oznacza automatyczną odpowiedź na otrzymaną wiadomość, np. podczas urlopu albo wtedy, gdy chcesz potwierdzić odbiór korespondencji. Nazwy takie jak automatyczna odpowiedź, autoresponder, asystent nieobecności czy Out of Office często odnoszą się do bardzo podobnych funkcji.
Słowo „autoresponder” jest używane również w email marketingu. Nie oznacza tu odpowiedzi na otrzymany e-mail – zwykle uruchamia całą sekwencję wiadomości po zapisaniu się na listę, wykonaniu określonej czynności albo po upływie ustalonego czasu. Osobną kategorią są natomiast automatyczne wiadomości systemowe, np. potwierdzenie zamówienia czy reset hasła.
- Jak działa autoresponder?
- Autoresponder, automatyczna odpowiedź i wiadomość transakcyjna – czym się różnią?
- Czy autoresponder i asystent nieobecności to to samo?
- Czy autoresponder można skonfigurować samodzielnie?
Jak działa autoresponder?
Autoresponder działa według prostej zasady: najpierw pojawia się określone zdarzenie, a następnie system wykonuje wcześniej przygotowaną akcję i wysyła wiadomość.
W klasycznej skrzynce e-mail takim zdarzeniem jest otrzymanie nowej wiadomości. Nadawca pisze do Ciebie, serwer poczty odbiera korespondencję, a autoresponder wysyła przygotowaną wcześniej odpowiedź, np. informację o Twojej nieobecności. W zależności od systemu możesz dodatkowo określić okres działania, częstotliwość wysyłania odpowiedzi do tego samego nadawcy czy adresy, dla których funkcja ma być aktywna.
W systemach marketingowych mechanizm działa szerzej. Wyzwalaczem może być zapisanie się na newsletter, kliknięcie odnośnika, upływ określonej liczby dni albo inna akcja użytkownika. Autoresponder nie wysyła wtedy jednej odpowiedzi, lecz może rozpocząć całą zaplanowaną sekwencję e-maili.
Autoresponder, automatyczna odpowiedź i wiadomość transakcyjna – czym się różnią?
Wszystkie trzy mechanizmy automatyzują wysyłkę poczty, ale robią to w innym celu. Najprościej rozdzielić je według zdarzenia, które uruchamia wiadomość.
| Mechanizm | Co uruchamia wiadomość? | Przykład | Gdzie się go konfiguruje? |
|---|---|---|---|
| Autoresponder skrzynki e-mail | Otrzymanie wiadomości | „Dziękuję za kontakt. Odpowiem w ciągu 48 godzin.” | Webmail, panel poczty lub program pocztowy |
| Asystent nieobecności / Out of Office | Otrzymanie wiadomości w określonym czasie | „Nie ma mnie do 28 września. W sprawach pilnych proszę o kontakt z…” | Ustawienia skrzynki lub systemu pocztowego |
| Autoresponder marketingowy | Zapis, akcja użytkownika lub upływ czasu | Seria powitalna po zapisaniu się na newsletter | System email marketingu / marketing automation |
| Wiadomość transakcyjna | Zdarzenie w sklepie, aplikacji lub serwisie | Potwierdzenie zamówienia, płatności, wysyłki, reset hasła | Sklep internetowy, aplikacja lub system obsługujący usługę |
To rozróżnienie jest istotne. Kiedy sklep internetowy automatycznie informuje Cię o przyjęciu zamówienia i później o wysłaniu paczki, nie jest to klasyczny autoresponder Twojej skrzynki pocztowej. Są to wiadomości transakcyjne generowane przez system sklepu po wystąpieniu konkretnych zdarzeń.
Z kolei autoresponder marketingowy jest bliższy automatyzacji kampanii. Przykładowo zapisujesz się na listę i natychmiast otrzymujesz wiadomość powitalną, trzy dni później poradnik, a po tygodniu kolejną wiadomość. Cały cykl został przygotowany wcześniej i rozpoczął się po wykonaniu określonej akcji.
Czy autoresponder i asystent nieobecności to to samo?
W przypadku zwykłej skrzynki e-mail są to najczęściej dwa warianty tego samego pomysłu: automatycznej odpowiedzi na otrzymaną korespondencję. Różnica wynika głównie z funkcji udostępnionych przez konkretny system oraz sposobu ich nazwania.
Prosty autoresponder pozwala wpisać temat i treść odpowiedzi oraz włączyć lub wyłączyć funkcję. Bardziej rozbudowany asystent nieobecności pozwala dodatkowo określić datę rozpoczęcia i zakończenia, częstotliwość odpowiadania tej samej osobie, alternatywny adres nadawcy albo sposób dalszej obsługi przychodzącej wiadomości.
Dobrym przykładem jest poczta działająca na hostingu. W SEOHOST funkcja „Nieobecność” pozwala określić nie tylko temat i treść odpowiedzi, ale również okres działania i częstotliwość odpowiadania temu samemu nadawcy. Zobacz dokładną instrukcję: jak ustawić automatyczną odpowiedź w poczcie SEOHOST.
Podobny mechanizm znajdziesz u operatorów darmowych skrzynek. Przykładowo opisałem osobno jak ustawić autoresponder w Poczcie Onet.
Czy autoresponder można skonfigurować samodzielnie?
Klasyczną automatyczną odpowiedź dla swojej skrzynki skonfigurujesz samodzielnie. Najlepiej zrobić to bezpośrednio w Webmailu albo panelu operatora poczty. Ustawiasz treść, ewentualny okres działania i pozostałe dostępne opcje, a następnie włączasz funkcję.
Autoresponder marketingowy wymaga już systemu do email marketingu lub automatyzacji. Sam definiujesz zdarzenie rozpoczynające wysyłkę, kolejne wiadomości oraz odstępy pomiędzy nimi. Nadal jest to konfiguracja dostępna dla użytkownika, ale nie wykonuje się jej w zwykłych ustawieniach skrzynki e-mail.
Wiadomości transakcyjne są częścią systemu, który obsługuje dane zdarzenie. Potwierdzenie zamówienia konfigurujesz więc w sklepie internetowym lub powiązanym systemie, a wiadomość z resetem hasła w aplikacji lub serwisie odpowiedzialnym za konto użytkownika. To inna warstwa niż autoresponder ustawiony na pojedynczej skrzynce pocztowej.
Jeżeli zależy Ci przede wszystkim na automatycznej odpowiedzi podczas urlopu lub nieobecności, przeczytaj również jak używać autorespondera i co napisać w automatycznej odpowiedzi e-mail. A jeśli konfigurujesz taką funkcję w zwykłym programie pocztowym, sprawdź także dlaczego autoresponder może przestać działać po wyłączeniu komputera.