Podpis e-mail to stały albo wybierany przez nadawcę fragment umieszczany na końcu wiadomości, który identyfikuje osobę wysyłającą e-mail i może przekazywać dodatkowe informacje kontaktowe, zawodowe lub firmowe. W prywatnej korespondencji podpisem może być zwykłe „Pozdrawiam, Grzesiek”. W biznesie stopka ma znacznie większe znaczenie: odbiorca od razu widzi, z kim koresponduje, jaką firmę reprezentuje nadawca, jakie zajmuje stanowisko i gdzie szukać dodatkowych danych kontaktowych. Programy i systemy pocztowe pozwalają zapisywać gotowe podpisy, dodawać je automatycznie albo wybierać różne warianty zależnie od konta i rodzaju wiadomości.
- Co to jest podpis e-mail?
- Podpis e-mail a zakończenie wiadomości
- Po co stosuje się podpis e-mail?
- Podpis prywatny a podpis firmowy
- Czy można mieć kilka podpisów?
- Dlaczego firmy ujednolicają podpisy pracowników?
- Czy podpis e-mail to podpis elektroniczny?
Najprościej ujmując, stopka odpowiada na pytanie: kto właśnie do mnie napisał? To, jak rozbudowana powinna być odpowiedź, zależy już od tego, czy piszesz do znajomego, klienta, kontrahenta czy kilku tysięcy odbiorców jako pracownik dużej organizacji.
Co to jest podpis e-mail?
Podpis e-mail, nazywany również stopką e-mail, to końcowy fragment wiadomości zawierający informacje związane z jej nadawcą. Możesz wpisywać go ręcznie, ale znacznie wygodniej zapisać gotową stopkę w ustawieniach skrzynki albo programu pocztowego i pozwolić aplikacji dodawać ją automatycznie.
Google definiuje podpis w Gmailu właśnie jako tekst automatycznie umieszczany u dołu wysyłanej wiadomości. Sama stopka nie musi jednak ograniczać się do tekstu. W zależności od programu może zawierać formatowanie, linki, logo, zdjęcie albo inne elementy graficzne. Gmail pozwala również zapisać kilka różnych podpisów i wybrać osobne warianty dla nowych wiadomości oraz odpowiedzi. Opisuje to oficjalna dokumentacja Gmaila.
Przygotowałem osobne instrukcje pokazujące jak dodać podpis w Gmailu, jak skonfigurować automatyczną stopkę w Thunderbirdzie oraz jak ustawić podpis w Roundcube. Tutaj koncentruję się na samym pojęciu i jego zastosowaniu.
Podpis e-mail a zakończenie wiadomości
Najprościej tłumacząc, podpisem może być nawet zwykłe „Pozdrawiam, Grzesiek”. W prywatnej korespondencji często niczego więcej nie potrzebujemy. Wiadomo, kto pisze, a jeżeli korespondujemy ze znajomą osobą, nie ma sensu za każdym razem przedstawiać się od początku.
Program pocztowy pozwala taki podpis zapisać. Zamiast przy każdym e-mailu ponownie wpisywać imię, numer telefonu czy nazwę firmy, przygotowujesz raz gotową stopkę i później tylko z niej korzystasz. Przy większej liczbie wariantów możesz wybrać podpis firmowy, prywatny, skrócony albo przeznaczony do konkretnego projektu.
Warto też rozdzielić zwrot grzecznościowy od samego podpisu. „Pozdrawiam”, „Z poważaniem” albo „Miłego dnia” zamyka treść wiadomości. Podpis informuje, kto tę wiadomość wysłał. W krótkim prywatnym mailu oba elementy mogą oczywiście tworzyć jedną całość.
Po co stosuje się podpis e-mail?
Wbrew pozorom stopka nie jest bezużytecznym dodatkiem pod wiadomością. To jeden z podstawowych elementów korespondencji e-mail, szczególnie w kontakcie biznesowym. Odbiorca od razu widzi, kto do niego pisze, jaką firmę reprezentuje ta osoba, jakie zajmuje stanowisko i w jaki sposób można skontaktować się z nią innym kanałem.
Najprościej tłumacząc: właściwa treść e-maila dotyczy sprawy, o której rozmawiacie, a podpis dostarcza informacji o jej autorze. Nie trzeba w pierwszym akapicie każdej wiadomości ponownie przedstawiać siebie i swojej firmy. Nie trzeba też za każdym razem dopisywać telefonu albo adresu strony, jeśli te informacje są już dostępne w stałym miejscu pod wiadomością.
W firmowej korespondencji stopka może jednocześnie spełniać kilka konkretnych zadań:
- identyfikować nadawcę wiadomości,
- pokazywać jego stanowisko lub rolę w firmie,
- ułatwiać kontakt telefoniczny albo przez stronę WWW,
- wskazywać organizację reprezentowaną przez nadawcę,
- utrzymywać spójny sposób prezentowania firmy,
- przekazywać dodatkową informację, np. o wydarzeniu, nowej usłudze albo aktualnej kampanii.
Nie oznacza to, że każdy podpis powinien realizować wszystkie te zadania. Prywatna stopka może składać się tylko z imienia. W korespondencji zawodowej odbiorca zwykle potrzebuje więcej kontekstu, szczególnie gdy kontaktuje się z daną osobą po raz pierwszy.
Podpis prywatny a podpis firmowy
W prywatnej poczcie stopka jest przede wszystkim wygodą. Imię, ewentualnie numer telefonu albo adres własnej strony w zupełności wystarczą, jeśli rzeczywiście są potrzebne odbiorcy.
| Podpis prywatny | Podpis firmowy | |
|---|---|---|
| Kogo identyfikuje? | osobę | osobę oraz firmę lub organizację |
| Stanowisko | zwykle zbędne | często istotne |
| Dodatkowe dane kontaktowe | według potrzeb | zwykle przydatne |
| Wygląd | dowolny | często zgodny z identyfikacją firmy |
| Aktualizacja | po stronie właściciela konta | może być zarządzana przez firmę |
W biznesie znaczenie stopki jest większe z bardzo prostego powodu: odbiorca często nie zna nadawcy osobiście. Adres typu j.kowalski@firma.pl nie mówi jeszcze, czy Jan Kowalski jest właścicielem firmy, handlowcem, księgowym czy osobą odpowiedzialną za reklamację. Dobrze przygotowany podpis przekazuje ten kontekst od razu.
To, jakie dane rzeczywiście warto w takim podpisie umieścić, jest osobnym zagadnieniem. Telefon, adres e-mail, logo, zdjęcie, profile społecznościowe, dane firmy czy banner mają sens tylko wtedy, gdy odpowiadają charakterowi korespondencji. Dlatego temat co powinien zawierać podpis e-mail opisuję osobno.
Czy można mieć kilka podpisów?
Tak. Jeden użytkownik może korzystać z kilku różnych podpisów. To normalna funkcja współczesnych programów i usług pocztowych, a nie konieczność ręcznego poprawiania jednej stopki przed każdym wysłaniem wiadomości.
W Gmailu możesz przykładowo ustawić pełny podpis dla nowych wiadomości, krótszy dla odpowiedzi i jeszcze inny dla dodatkowego adresu skonfigurowanego przez funkcję „Wyślij jako”. Google pozwala też ręcznie zmienić podpis już podczas redagowania konkretnego e-maila.
Ma to sens również poza Gmailem. Osoba prowadząca korespondencję po polsku i angielsku może przygotować dwa warianty językowe. Ktoś obsługujący kilka marek z jednego programu pocztowego może mieć osobne podpisy dla każdej z nich. W korespondencji wewnętrznej wystarczy czasem krótka stopka, podczas gdy wiadomość do nowego klienta może zawierać pełne dane firmowe.
Dlaczego firmy ujednolicają podpisy pracowników?
Jeżeli każdy pracownik przygotowuje stopkę samodzielnie, szybko powstają różne wersje tej samej firmy. Jedna osoba używa starego logo, druga podaje nieaktualne stanowisko, trzecia zapisuje numer telefonu w innym formacie, a ktoś jeszcze korzysta z podpisu przygotowanego kilka lat wcześniej. Przy kilku pracownikach można nad tym zapanować ręcznie. Przy kilkuset kontach robi się z tego normalne zadanie administracyjne.
Dlatego firmy korzystają również z systemów centralnego zarządzania podpisami. Dobrym przykładem jest CodeTwo Email Signatures 365, które pozwala przygotować firmowy wzór, automatycznie uzupełniać dane pracownika oraz zarządzać logo, bannerami, zdjęciami i innymi elementami dla całej organizacji z jednego miejsca.
Nie jest to rozwiązanie potrzebne każdej firmie, ale dobrze pokazuje znaczenie samej stopki. Angelini wykorzystało centralne zarządzanie podpisami dla około 5700 pracowników w 17 krajach. Celem było zachowanie jednolitego wyglądu, aktualnych danych kontaktowych i właściwych informacji prawnych niezależnie od programu oraz urządzenia używanego przez pracownika.
Stopka jest też miejscem, które firma może wykorzystać do bieżącej komunikacji. Aktualny banner, link do wydarzenia, nowej usługi albo rekrutacji pojawia się wtedy w normalnej korespondencji pracowników bez dokładania osobnej wiadomości reklamowej. Trzeba tylko zachować rozsądek — podpis ma przede wszystkim pomagać odbiorcy, a nie zamieniać każdy e-mail w reklamową ulotkę.
Czy podpis e-mail to podpis elektroniczny?
Nie, jeśli przez podpis elektroniczny rozumiemy kwalifikowany podpis elektroniczny używany do podpisywania dokumentów. Zwykła stopka Gmaila, Outlooka czy Thunderbirda służy przede wszystkim do identyfikacji nadawcy. Pojęcia bywają mylone dlatego, że oba zawierają słowo „podpis”. Jest jednak jeden prawny niuans: według Komisji Europejskiej nawet wpisanie nazwiska pod e-mailem może w określonym kontekście stanowić prosty podpis elektroniczny, ale nie daje to zwykłej stopce właściwości podpisu kwalifikowanego.
Na emeil.pl określenia podpis e-mail i stopka e-mail odnoszę więc do elementu umieszczanego na końcu wiadomości. Osobną kwestią są technologie służące do elektronicznego podpisywania dokumentów.
Sam podpis może być bardzo prosty albo rozbudowany. Nie warto jednak dobierać jego zawartości przypadkowo. To, czy podawać numer telefonu, adres e-mail, stanowisko, logo, zdjęcie, profile społecznościowe, dane firmy albo link do kalendarza, zależy od tego, do kogo piszesz i jaki cel ma spełniać stopka. Ten temat rozwijam osobno w artykule „Co powinien zawierać podpis e-mail?”.