Jak wysłać maila, żeby nie było widać odbiorców? Użyj pola UDW, czyli Ukryte do wiadomości. W angielskich programach pocztowych to samo pole znajdziesz jako BCC. Adresy wpisane w UDW otrzymają wiadomość, ale nie będą widoczne dla innych odbiorców.
To przyda Ci się wtedy, gdy zechcesz wysłać jedną wiadomość do wielu osób i nie chcesz ujawnić ich adresów e-mail. Brzmi prosto, ale zanim zaczniesz korzystać z UDW, warto zrozumieć, jak to działa i kiedy taka wysyłka ma sens.
O tym, czym różni się DO, DW i UDW, pisałem szerzej w osobnym poradniku: co oznacza DW i UDW w poczcie e-mail. Tutaj skupiam się na jednym pytaniu: jak wysłać wiadomość tak, aby odbiorcy nie widzieli siebie nawzajem.
Jak wysłać maila, żeby nie było widać odbiorców?
Aby wysłać maila bez pokazywania listy odbiorców, wpisz adresy w polu UDW. Pole DO możesz zostawić puste, wpisać tam swój adres albo podać jednego głównego odbiorcę, jeśli wiadomość faktycznie jest kierowana do konkretnej osoby.
- Utwórz nową wiadomość e-mail.
- Kliknij pole UDW albo BCC.
- Wpisz adresy odbiorców w polu UDW.
- Uzupełnij temat i treść wiadomości.
- Wyślij wiadomość.
Odbiorcy dostaną wiadomość, ale nie zobaczą pozostałych adresów wpisanych w UDW. To najprostszy sposób, aby nie ujawniać listy osób, do których wysyłasz tego samego maila.
- Jeśli korzystasz z Gmaila, możesz też sprawdzić osobny poradnik: jak wysłać wiadomość UDW w Gmail.
Co to jest UDW?
UDW oznacza Ukryte do wiadomości. To pole adresowe działa podobnie jak DW, ale z jedną ważną różnicą: adresaci wpisani w UDW są ukryci przed innymi odbiorcami wiadomości.
Jeśli wpiszesz kilka adresów w polu DO, odbiorcy zobaczą siebie nawzajem. Jeśli wpiszesz ich w polu UDW, każdy dostanie wiadomość, ale nie zobaczy listy pozostałych adresatów.
To właśnie dlatego UDW jest używane przy wysyłaniu jednej wiadomości do wielu osób, które nie powinny znać swoich adresów e-mail.
Kiedy używać pola UDW?
Pola UDW używaj wtedy, gdy chcesz wysłać wiadomość do wielu osób i jednocześnie nie ujawniać ich adresów. To może być krótka informacja organizacyjna, wiadomość do grupy klientów, zaproszenie, przypomnienie albo komunikat wysyłany do osób, które nie znają się nawzajem.
Najczęstsze zastosowania UDW:
- wysyłka jednej informacji do wielu odbiorców,
- ochrona prywatności adresów e-mail,
- uniknięcie przypadkowego użycia opcji Odpowiedz wszystkim,
- wiadomość do grupy osób, które nie powinny widzieć się nawzajem.
Prosty przykład: wysyłasz informację do kilku klientów. Nie chcesz, aby klient A zobaczył adres klienta B. Wpisujesz więc adresy w UDW.
Czy odbiorca widzi, że jest w UDW?
Odbiorca nie zobaczy listy adresów wpisanych w UDW. Może jednak domyślić się, że wiadomość została wysłana w ten sposób, szczególnie jeśli w polu DO nie ma jego adresu albo wiadomość wygląda jak masowa wysyłka. Co więcej, on widzi swój adres jako UDW, nawet jeśli pole DO i DW nie były uzupełnione!
Nie traktuj więc UDW jak magicznego sposobu na ukrycie charakteru wiadomości. Adresy odbiorców są ukryte, ale sama forma maila nadal może zdradzać, że wiadomość trafiła do większej grupy osób.
UDW a mailing — czy to dobry pomysł?
Jeśli szukasz sposobu na szybką wysyłkę „po kosztach”, UDW może zadziałać. Nie jest to głupie rozwiązanie przy małej, jednorazowej wysyłce do kilku albo kilkunastu osób. Ale nie traktowałbym UDW jako pełnoprawnego systemu mailingowego.
Dlaczego?
- nie masz wygodnej obsługi wypisów z listy,
- nie masz statystyk otwarć i kliknięć,
- łatwo przekroczyć limity wysyłki u dostawcy poczty,
- większa wysyłka może wyglądać jak spam,
- łatwo o pomyłkę i przypadkowe ujawnienie adresów.
Do normalnego newslettera, promocji, komunikacji marketingowej albo większej bazy odbiorców lepiej użyć dedykowanego systemu mailingowego. UDW jest dobre do prostej korespondencji. Nie zastępuje narzędzia do e-mail marketingu.
Zalety i wady używania UDW
| Zalety UDW | Wady UDW |
|---|---|
| Ukrywa adresy odbiorców przed innymi osobami. | Nie jest profesjonalnym narzędziem do większych mailingów. |
| Jest dostępne praktycznie w każdym kliencie poczty. | Odbiorca może domyślić się, że dostał masową wiadomość. |
| Pomaga chronić prywatność kontaktów. | Łatwo popełnić błąd i wpisać adresy w złe pole. |
| Zmniejsza ryzyko przypadkowego „Odpowiedz wszystkim”. | Brakuje statystyk, automatyzacji i obsługi listy odbiorców. |
Na co uważać przy wysyłaniu maila przez UDW?
Najważniejsze: sprawdź pola adresowe przed wysyłką. Jeśli przez pomyłkę wkleisz całą listę adresów w pole DO albo DW, wszyscy odbiorcy zobaczą się nawzajem. I tego już nie cofniesz, jeśli wiadomość faktycznie została wysłana.
Warto też pamiętać, że UDW nie służy do ukrywania nieuczciwej komunikacji. To narzędzie do ochrony prywatności odbiorców, a nie do maskowania spamu, masowych ofert bez zgody albo niejasnych wiadomości sprzedażowych.
Jeśli wysyłasz ważnego maila do większej grupy osób, zrób najpierw test. Wyślij wiadomość do siebie i sprawdź, jak wygląda po odebraniu.
Podsumowanie: jak wysłać maila, żeby nie było widać odbiorców?
Aby wysłać maila tak, żeby nie było widać odbiorców, użyj pola UDW albo BCC. Wpisz tam adresy osób, które mają otrzymać wiadomość. Odbiorcy dostaną maila, ale nie zobaczą adresów pozostałych osób wpisanych w UDW.
Do małej, jednorazowej wysyłki to proste i wygodne rozwiązanie. Do newsletterów, większych kampanii i regularnych mailingów lepiej używać dedykowanego systemu mailingowego. UDW ukrywa odbiorców, ale nie zastępuje narzędzia do profesjonalnej wysyłki e-mail.