Jeżeli program pocztowy prosi Cię o podanie adresu serwera IMAP, POP3 albo SMTP, w pierwszej kolejności wpisz nazwę wskazaną przez dostawcę poczty. W przypadku skrzynki działającej we własnej domenie może to być zarówno twojadomena.pl, mail.twojadomena.pl, osobne adresy imap.twojadomena.pl i smtp.twojadomena.pl, jak również techniczna nazwa hosta należąca do firmy hostingowej. Wszystkie te rozwiązania są spotykane i żadne z nich nie jest z definicji lepsze. Ja rekomenduję przede wszystkim korzystanie z adresu, który operator oficjalnie obsługuje i dla którego zapewnione jest prawidłowe szyfrowanie połączenia.

W dalszej części pokażę Ci, skąd biorą się te różnice i który adres wybrałbym w zależności od sposobu działania poczty.

Jaki adres serwera pocztowego wpisać?

Zacznijmy od uporządkowania nazewnictwa. Kiedy Thunderbird, Outlook albo aplikacja w telefonie pyta o adres serwera lub nazwę hosta, chodzi o nazwę, pod którą program odnajdzie usługę pocztową. Nie musi być ona taka sama jak domena znajdująca się po znaku @ w Twoim adresie e-mail.

Załóżmy, że korzystasz ze skrzynki biuro@firma.pl. W zależności od konfiguracji operatora w polu serwera możesz spotkać kilka różnych wariantów:

Przykład	Co oznacza?
firma.pl	Główna nazwa Twojej domeny używana również jako adres serwera pocztowego.
mail.firma.pl	Osobny host lub subdomena utworzona do obsługi poczty.
imap.firma.pl smtp.firma.pl	Osobne nazwy przeznaczone dla poczty przychodzącej i wychodzącej.
server12345.operator.pl	Techniczna nazwa serwera należącego do dostawcy hostingu.
imap.operator.pl smtp.operator.pl	Wspólne adresy usług pocztowych udostępnione wszystkim klientom operatora.

Sam człon mail, imap albo smtp nie ma żadnej magicznej funkcji. To po prostu nazwa utworzona w DNS. Administrator może nazwać host mail.firma.pl, ale równie dobrze skonfigurować pocztę pod główną domeną firma.pl albo pod zupełnie innym adresem.

Zwracam na to uwagę, bo bardzo łatwo dojść do błędnego wniosku, że IMAP zawsze powinien mieć adres zaczynający się od imap., a SMTP od smtp.. Nie. Jeden adres mail.firma.pl może jednocześnie obsługiwać IMAP, POP3 i SMTP. Program rozróżnia poszczególne usługi między innymi na podstawie protokołu i numeru portu.

Jeżeli nie wiesz, czym różni się sam adres serwera od numeru portu, przygotowałem również osobny poradnik: co to jest port pocztowy i po co podaje się go w konfiguracji.

Własna domena czy techniczna nazwa hosta operatora?

Jeżeli operator podaje Ci jeden konkretny adres serwera, radzę go użyć. Dostawca wie, pod jaką nazwą działa jego infrastruktura, jaki certyfikat został dla niej wystawiony i jakie ustawienia są obsługiwane przez serwery IMAP oraz SMTP. Nie widzę powodu, aby poprawiać działającą konfigurację tylko dlatego, że server12345.operator.pl wygląda mniej atrakcyjnie od mail.firma.pl.

Nie oznacza to jednak, że własna domena nie ma sensu. Jeśli operator oficjalnie obsługuje taki wariant, a Ty zarządzasz własną domeną, osobiście chętnie wybrałbym adres działający właśnie w niej. Szczególnie sensowna jest dla mnie osobna nazwa typu mail.firma.pl. Jest czytelna, nie zależy od technicznej nazwy konkretnej maszyny hostingowej, a przy zmianie infrastruktury administrator może skierować ją w DNS na nowy serwer. Trzeba oczywiście ponownie zadbać o poprawną konfigurację usługi i certyfikatu.

Nie jest to jednak uniwersalny standard. Home.pl opisuje konfigurację, w której jako serwer IMAP, POP3 lub SMTP można podać po prostu własną domenę, np. firma.pl. SEOHOST pokazuje model z adresem mail.firma.pl. Nazwa.pl dla połączeń szyfrowanych rekomenduje techniczny identyfikator serwera w rodzaju server12345.nazwa.pl, natomiast dhosting korzysta z adresów imap.dpoczta.pl i smtp.dpoczta.pl.

Moja rekomendacja jest więc prosta: najpierw sprawdź dokumentację swojego operatora. Jeżeli dostawca daje Ci wybór pomiędzy technicznym hostem a własną domeną i oba rozwiązania zapewniają poprawne TLS, wybierz wariant, który łatwiej będzie Ci później utrzymywać. Jeżeli operator wskazuje wyłącznie swój hostname, korzystaj właśnie z niego.

Adres techniczny nie zmienia również Twojego adresu nadawcy. Jeżeli skrzynka nazywa się biuro@firma.pl, właśnie ten adres zobaczy odbiorca wiadomości, mimo że Thunderbird łączy się w tle z server12345.operator.pl.

Jak DNS i rekord MX mają się do adresu serwera pocztowego?

Tutaj rozdzielłbym dwie rzeczy, które wyglądają bardzo podobnie. Kiedy tworzysz host mail.firma.pl, jego nazwa musi zostać rozwiązywana przez DNS do właściwego serwera. Najprostszy przykład to rekord A, w którym dla nazwy hosta podajesz adres IPv4. W przypadku IPv6 służy do tego rekord AAAA. Administrator może też zastosować rekord CNAME i skierować daną nazwę na inny hostname.

mail.firma.pl → A → 192.0.2.10

Właśnie dlatego mail.firma.pl, imap.firma.pl czy smtp.firma.pl działają tylko wtedy, gdy rzeczywiście zostały skonfigurowane. Samo dopisanie słowa mail przed nazwą domeny nie tworzy serwera pocztowego.

Rekord MX działa inaczej. W jego wartości również znajdziesz nazwę hosta, ale jego zadaniem jest wskazanie serwerom w Internecie, dokąd mają dostarczać wiadomości przeznaczone dla Twojej domeny. Rekord MX nie przechowuje bezpośrednio adresu IP. Wskazuje nazwę serwera, a ta jest następnie rozwiązywana w DNS do odpowiedniego adresu.

firma.pl → MX 10 mx.operator.pl
mx.operator.pl → A → 192.0.2.20

Nie radzę kopiować wartości rekordu MX do pola „Serwer IMAP” albo „Serwer SMTP”, jeżeli operator nie podaje takiej konfiguracji. Host odbierający wiadomości od innych serwerów nie musi być tym samym hostem, który obsługuje logowanie użytkowników przez IMAP albo wysyłanie przez SMTP Submission.

Jeżeli chcesz lepiej zrozumieć zależność pomiędzy własną domeną a infrastrukturą pocztową, zajrzyj także do poradnika jak działa poczta e-mail we własnej domenie internetowej.

Certyfikat SSL/TLS a adres serwera pocztowego

W tym miejscu zwracam uwagę na rzecz, która według mnie jest ważniejsza od tego, czy w ustawieniach zobaczysz własną domenę, czy hostname operatora: połączenie powinno być szyfrowane, a certyfikat musi pasować do nazwy serwera używanej przez program pocztowy.

Jeżeli w Thunderbirdzie wpisujesz mail.firma.pl, program podczas zestawiania połączenia TLS weryfikuje tożsamość serwera. Certyfikat przedstawiony przez serwer powinien być prawidłowy właśnie dla tej nazwy. Standardy dotyczące IMAP, POP oraz SMTP Submission wprost przewidują sprawdzanie tożsamości serwera podczas negocjacji TLS.

Certyfikat wystawiony dla firma.pl nie oznacza automatycznie obsługi mail.firma.pl. Subdomena musi zostać uwzględniona w certyfikacie albo objęta odpowiednim certyfikatem wildcard. To samo dotyczy adresów imap.firma.pl czy smtp.firma.pl.

Nie rekomenduję wyłączania szyfrowania tylko po to, aby zachować własną nazwę serwera. Część dokumentacji hostingowej nadal opisuje taki wariant jako technicznie dostępny, ale jeśli do wyboru masz nieszyfrowane połączenie z firma.pl albo poprawnie zabezpieczone TLS z server12345.operator.pl, ja wybrałbym drugi wariant. Własny hostname ma sens wtedy, gdy został poprawnie przygotowany również pod kątem certyfikatu.

Czy adres serwera wpływa na dostarczalność wiadomości?

Nie traktowałbym nazwy wpisanej w Thunderbirdzie jako elementu budującego reputację Twojej poczty. Zmiana server12345.operator.pl na mail.firma.pl nie sprawi sama w sobie, że Gmail, Outlook czy Onet zaczną lepiej oceniać Twoje wiadomości.

To po prostu inny etap komunikacji. Adres IMAP lub SMTP skonfigurowany w programie służy przede wszystkim do połączenia Twojego urządzenia z serwerem pocztowym. Serwer odbiorcy analizuje później między innymi uwierzytelnienie wiadomości, konfigurację infrastruktury wysyłającej i jej reputację.

• SPF, DKIM i DMARC,
• adres IP oraz jego reputacja,
• prawidłowe rekordy DNS i reverse DNS/PTR,
• używanie TLS podczas transportu wiadomości,
• historia wysyłki i poziom zgłoszeń spamu.

Jeżeli więc zależy Ci na dostarczalności, właśnie na tych elementach rekomenduję się skupić. Własna nazwa serwera jest kwestią konfiguracji klienta pocztowego i administracji usługą, a nie zamiennikiem SPF, DKIM czy DMARC.

Adresy serwerów Gmail, WP, Outlook i innych usług pocztowych

W przypadku darmowej poczty sprawa wygląda trochę inaczej, ponieważ to operator w całości zarządza domeną i infrastrukturą. Jeżeli korzystasz z adresu nazwa@wp.pl, nie wybierasz własnego hosta. WP wskazuje imap.wp.pl dla IMAP i smtp.wp.pl dla poczty wychodzącej. Outlook.com korzysta obecnie z outlook.office365.com dla IMAP oraz smtp-mail.outlook.com dla SMTP, natomiast w Interii zarówno IMAP, POP3, jak i SMTP działają pod adresem poczta.interia.pl.

Usługa	Serwer IMAP	Serwer SMTP
Gmail	imap.gmail.com	smtp.gmail.com
Poczta WP	imap.wp.pl	smtp.wp.pl
Outlook.com	outlook.office365.com	smtp-mail.outlook.com
Interia	poczta.interia.pl	poczta.interia.pl

Przygotowałem również osobne instrukcje dla Poczty Onet, Yahoo Mail, iCloud Mail, Poczty O2 oraz innych popularnych usług. W tych poradnikach znajdziesz nie tylko sam adres serwera, ale również wymagane porty, szyfrowanie i sposób uwierzytelniania.

Jeżeli konfigurujesz skrzynkę ręcznie, nie próbuj więc odgadywać adresu na podstawie nazwy dostawcy. Sprawdź jego aktualną dokumentację albo właściwy poradnik i wpisz dokładnie te parametry, które obsługuje dana usługa. To prostsze i bezpieczniejsze niż testowanie kolejnych kombinacji mail., imap. i smtp..

W programie pocztowym wpisz taki hostname, jaki rzeczywiście obsługuje Twój operator. Własną domenę wybierz wtedy, gdy została do tego skonfigurowana i ma prawidłowe TLS. Nie rezygnuj z bezpiecznego połączenia tylko po to, aby nazwa serwera wyglądała ładniej.