Czy można zgłosić L4 mailem lub SMS-em? Tak, ale zanim uznasz, że wystarczy wysłać krótką wiadomość do przełożonego, warto wiedzieć o kilku istotnych zasadach. W Polsce zwolnienia lekarskie są już wystawiane elektronicznie, a system ZUS automatycznie udostępnia je pracodawcom. Mogłoby się więc wydawać, że pracownik nie musi robić właściwie nic poza wizytą u lekarza i pozostaniem w domu. No dobrze, ale co w sytuacji, kiedy pracodawca spodziewa się Twojego przyjścia do pracy, zaplanował Ci zadania albo potrzebuje zorganizować zastępstwo? Czy wypada po prostu wysłać SMS-a, a może lepiej zadzwonić i poinformować o nieobecności? Postanowiłem sprawdzić, co na ten temat mówią przepisy, ponieważ okazuje się, że elektroniczne zwolnienie lekarskie nie zwalnia pracownika ze wszystkich obowiązków.

W tym poradniku wyjaśnię Ci, czy można zgłosić L4 e-mailem lub SMS-em, kiedy trzeba poinformować pracodawcę i co właściwie powinno znaleźć się w takiej wiadomości. Przy okazji podzielę się kilkoma przemyśleniami dotyczącymi zwykłej kultury pracy i komunikacji z przełożonym.

Czy zwolnienie lekarskie L4 można zgłosić mailem lub SMS-em?

Tak, o nieobecności w pracy spowodowanej chorobą można poinformować pracodawcę e-mailem, SMS-em lub telefonicznie. Warunkiem jest jednak przestrzeganie zasad zawiadamiania pracodawcy obowiązujących w danej firmie. Jeśli regulamin pracy lub inne przepisy wewnętrzne określają konkretny sposób kontaktu, należy się do nich zastosować.

Sprawdziłem to w dokumentacji Państwowej Inspekcji Pracy. PIP wyjaśnia, że jeśli pracodawca nie określił sposobu zawiadamiania o nieobecności, pracownik może przekazać informację osobiście, przez inną osobę, telefonicznie albo za pomocą innego środka łączności, w tym właśnie e-maila lub SMS-a.

Podstawą prawną jest § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Nie jest to więc wyłącznie kwestia dobrej woli pracodawcy, ale zasada wynikająca z przepisów prawa pracy.

Możesz samodzielnie zapoznać się z rozporządzeniem opublikowanym w Dzienniku Ustaw oraz z wyjaśnieniami Państwowej Inspekcji Pracy dotyczącymi zgłaszania L4.

Zwróć jednak uwagę na pewien szczegół. Mówimy tutaj o poinformowaniu pracodawcy o nieobecności, a nie o samodzielnym wystawieniu czy zatwierdzeniu zwolnienia lekarskiego. To dwie zupełnie różne rzeczy. Zwolnienie wystawia lekarz, natomiast obowiązkiem pracownika jest odpowiednio wcześnie przekazać informację, że nie pojawi się w pracy.

Czy trzeba informować pracodawcę o L4 mailem, skoro zwolnienie trafia do ZUS?

To chyba najciekawsza część całego zagadnienia. Od 1 grudnia 2018 roku zwolnienia lekarskie są wystawiane w formie elektronicznej, jako e-ZLA. Lekarz przekazuje dokument do ZUS, a ZUS udostępnia go pracodawcy na jego koncie w systemie PUE/eZUS. W większości przypadków nie musisz więc dostarczać żadnego papierowego dokumentu ani wysyłać skanu zwolnienia e-mailem.

Co więcej, od 1 stycznia 2023 roku wszyscy płatnicy składek mają obowiązek posiadania konta na platformie elektronicznej ZUS. W efekcie dostęp do e-ZLA jest standardowym elementem obsługi spraw pracowniczych. ZUS udostępnia zwolnienie pracodawcy nie później niż następnego dnia po jego otrzymaniu.

Czy to jednak oznacza, że możesz w poniedziałek rano nie pojawić się w pracy, udać się do lekarza i uznać, że pracodawca sam dowie się o Twojej chorobie? Nie. Elektroniczne zwolnienie lekarskie nie zwalnia Cię z obowiązku poinformowania pracodawcy o przyczynie i przewidywanym czasie nieobecności.

Potwierdza to zarówno Zakład Ubezpieczeń Społecznych, jak i portal pacjent.gov.pl. Sam system odpowiada za przekazanie dokumentu potwierdzającego niezdolność do pracy. Nie zastępuje jednak komunikacji między pracownikiem a jego przełożonym.

Ważne: e-ZLA i zgłoszenie nieobecności to dwie różne rzeczy.

Nie musisz standardowo przesyłać pracodawcy elektronicznego zwolnienia lekarskiego. Musisz natomiast poinformować go, że z powodu choroby nie pojawisz się w pracy, oraz przekazać przewidywany czas nieobecności, jeśli jest Ci znany. Nie oznacza to obowiązku ujawniania diagnozy ani szczegółów leczenia.

Kiedy zgłosić L4 i co napisać w wiadomości do pracodawcy?

Zgodnie z przepisami o nieobecności spowodowanej nagłymi okolicznościami należy poinformować pracodawcę niezwłocznie, nie później niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Nie oznacza to, że powinieneś czekać do drugiego dnia. Jeżeli wiesz już rano, że z powodu choroby nie pojawisz się w pracy, najlepiej przekazać tę informację jeszcze przed rozpoczęciem swojej zmiany.

Załóżmy, że w poniedziałek rano źle się czujesz i masz umówioną wizytę u lekarza na godzinę 11:00. Nie wiesz jeszcze, czy otrzymasz zwolnienie na dwa dni, czy na cały tydzień. Nie ma powodu, żeby zwlekać z powiadomieniem pracodawcy do zakończenia wizyty. Możesz od razu wysłać wiadomość, a następnie uzupełnić ją o przewidywany termin powrotu do pracy.

Przykładowa wiadomość e-mail może wyglądać następująco:

Temat: Informacja o nieobecności w pracy – Jan Kowalski

Dzień dobry,

Chciałbym poinformować, że ze względu na stan zdrowia nie będę dziś w stanie stawić się w pracy. Jestem umówiony na konsultację lekarską. Po wizycie przekażę informację o przewidywanym okresie mojej nieobecności.

Pozdrawiam,
Jan Kowalski

Jeżeli lekarz wystawił Ci już e-ZLA, możesz napisać jeszcze prościej: „Dzień dobry, informuję, że lekarz wystawił mi zwolnienie lekarskie obejmujące okres od 23 do 27 października. W związku z tym nie będę obecny w pracy w podanych dniach”. Nie potrzebujesz specjalnego formularza ani załączania dokumentacji medycznej.

A co w sytuacji, kiedy jesteś w szpitalu, Twój stan zdrowia uniemożliwia kontakt albo wydarzyło się coś, na co nie masz wpływu? Rozporządzenie przewiduje wyjątki dotyczące niedotrzymania terminu zawiadomienia. Jeżeli szczególne okoliczności uniemożliwiały kontakt, obowiązek należy wykonać niezwłocznie po ustaniu przeszkody. W razie potrzeby informację może przekazać w Twoim imieniu także inna osoba.

Nie radziłbym jednak lekceważyć samego obowiązku. Państwowa Inspekcja Pracy przypomina, że brak odpowiedniego zawiadomienia może skutkować odpowiedzialnością porządkową, a w szczególnie poważnych przypadkach nawet konsekwencjami dotyczącymi zatrudnienia. Wszystko zależy od okoliczności i stopnia naruszenia obowiązków pracowniczych.

Czy lepiej wysłać e-mail, SMS czy zadzwonić do pracodawcy i zgłosić L4?

Skoro ustaliliśmy już, że e-mail i SMS są dopuszczalnymi sposobami powiadomienia pracodawcy, pozostaje jeszcze jedno pytanie: który z nich rzeczywiście warto wybrać? Moim zdaniem dużo zależy od organizacji pracy i Twoich relacji z przełożonym. Inaczej wygląda przecież sytuacja pracownika biurowego, który na co dzień kontaktuje się z firmą przez pocztę elektroniczną, a inaczej kierowcy, pracownika produkcji czy osoby zatrudnionej w sklepie, gdzie nieobecność jednej osoby wymaga szybkiego zorganizowania zastępstwa.

Forma kontaktu	Kiedy warto ją wykorzystać?
E-mail	Gdy w firmie komunikacja odbywa się głównie pocztą elektroniczną. Pozwala zachować treść wiadomości i datę jej wysłania.
SMS	Gdy chcesz szybko przekazać krótką informację, a przełożony korzysta z takiej formy kontaktu.
Telefon	Gdy Twoja nieobecność wymaga natychmiastowej reorganizacji pracy albo obowiązujące w firmie zasady przewidują zgłoszenie telefoniczne.
Telefon i e-mail	Gdy sprawa jest pilna, a dodatkowo chcesz zachować pisemne potwierdzenie przekazanych informacji.

Osobiście w wielu sytuacjach wybrałbym właśnie ostatnie rozwiązanie. Krótki telefon do przełożonego pozwala poinformować go o zmianie planów, a wiadomość e-mail utrwala najważniejsze informacje. Nie chodzi o to, żeby podczas choroby prowadzić długie rozmowy służbowe czy tłumaczyć się ze swojego stanu zdrowia.

Chodzi raczej o zwykły szacunek do innych osób, które być może muszą przeorganizować sobie dzień pracy z powodu Twojej nieobecności.

Warto też pamiętać, że zwolnienie lekarskie nie jest tym samym co urlop na żądanie. Przy L4 lekarz stwierdza czasową niezdolność do pracy, natomiast urlop na żądanie jest częścią przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego i podlega innym zasadom. Jeśli interesuje Cię również ta forma nieobecności, przygotowałem osobny poradnik: Czy urlop na żądanie można zgłosić mailem?.

Czy zatem wystarczy zgłosić L4 mailem lub SMS-em? Tak, jeśli taka forma odpowiada zasadom obowiązującym u Twojego pracodawcy, a gdy nie zostały one określone – przepisom dotyczącym zawiadamiania o nieobecności. Nie musisz standardowo przesyłać samego e-ZLA, ponieważ dokument trafia do systemu ZUS i jest udostępniany pracodawcy. Musisz jednak zadbać o terminowe przekazanie informacji, że nie będzie Cię w pracy.

Jeżeli więc rano czujesz się źle i wiesz, że nie dotrzesz do pracy, nie czekaj, aż przełożony sam zauważy Twoją nieobecność albo sprawdzi zwolnienie w systemie. Wyślij krótką wiadomość, a jeśli sytuacja wymaga szybkiej reakcji, po prostu zadzwoń. Kilka zdań wystarczy, żeby dopełnić obowiązku i uniknąć niepotrzebnych nieporozumień.